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Los procesos de firma digital en los Recursos Humanos

Las Pymes se encuentran con la dificultad de encontrarse con procesos incompletos y falta de eficiencia, a la hora de la gestión laboral de los documentos (contratos de trabajo, prorrogas, Modelo 145, comunicaciones corporativas, etc.). Con este escenario, las asesorías o gestorías especializadas en Laboral tienen un papel decisivo para incluir el uso de la tecnología como parte fundamental del proceso y así ayudar a las empresas o PYMES a mejorar sus procesos de transformación digital, que otorguen confianza y seguridad jurídica.

Actualmente en España un 60% de las empresas afirman estar iniciando un proceso de transformación digital en recursos humanos. Y es que si trabajas como administrativo o eres responsable de un Departamento de Recursos Humanos o bien eres el Gerente, seguramente hayas experimentado enviar documentación a firmar a tus empleados en más de una ocasión y tener que perseguir a más de uno para conseguir su firma.

En determinados sectores, como el Sanitario, Hostelería y Restauración, Organizadoras de eventos, Gestores de instalaciones deportivas, etc., genera verdaderos quebraderos de cabeza a más de uno cuando se recibe una citación de la Inspección de Trabajo.

Conseguir mejorar de una forma fácil éste y otros procesos, incorporando herramientas, como la firma electrónica, en todos los procesos documentales del departamento de recursos humanos. Por ello, destacamos todas las ventajas que Contamar Asesores puede aportar a estos departamento para ayudar al equipo a ser más productivo.

Usos y ventajas de la firma electrónica en los departamentos de RRHH

La incorporación de un nuevo empleado suelen conllevar varios procesos muy manuales que consumen mucho tiempo y generalmente requieren de la participación del empleado, Asesoría o Gestoría, responsable del departamento de Recursos Humanos y el Gerente. El uso de la firma electrónica a lo largo de ambos procesos es un elemento que contribuye a mejorarlos y reducir los costes.

Hay estudios que confirman que empresas que cuentan con 100 empleados contratados y que han gestionado 400 movimientos (Altas empleados y Bajas empleados), obtienen un ahorro anual por valor de – 3.600 €/año:

  • Ahorro Impresión de copias
  • Costes de escaneo y archivo
  • Coste Laboral imputado
  • Costes de búsqueda y perdida documental

Toda esta documentación puede estar firmada en cuestión de horas con el ahorro de tiempo que ello supone, para una empresa.

Además, su uso ayuda a mejorar su imagen de marca y aumentar una imagen positiva y moderna de la empresa y actúa como factor que diferencia a las empresas que usan esta solución de las que no.

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Durante y al término de la vida laboral de los empleados

Existen muchos documentos que requieren ser firmados a lo largo de la vida laboral de cualquier empleado – nóminas, extensiones de contrato, aumentos salariales, bajas por paternidad, etc. Así como cuando finaliza una relación laboral.

Toda esta documentación pasa por el departamento de recursos humanos y, a mayor volumen, mayores son las ventajas de utilizar la firma electrónica. El hecho de tener todo en formato digital facilita la automatización de los procesos de firma y su control.

Además, al posibilitar la firma de documentos de forma rápida y ágil desde cualquier dispositivo, se producen menos interrupciones en los flujos de trabajo de quienes tienen que conseguir la firma.

La firma en papel tiene la misma validez legal que la firma electrónica, pero esta última genera evidencias electrónicas y biométricas que identifican al firmante de manera inequívoca, por lo que es mayor el respaldo legal ante cualquier desacuerdo con el empleado.

Muchos de los documentos que gestionan los departamentos de recursos humanos deben ser tratados con la máxima confidencialidad por incluir datos personales. La digitalización contribuye a procesar sin riesgos toda esta documentación, controlando quién tiene permisos para acceder a la misma y evitando riesgos de acceso por terceros no autorizados.

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